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试论审计机关审计资料数据库的建立

发布日期:2021-10-13 18:37   来源:未知   阅读:

  近年来随着经济的发展的多元化,被审计对象情况纷繁复杂,在审计实践工作中审计机关及审计人员很难全面把握审计对象详细情况,有时会顾此失彼,造成审计工作不能审深审透,增大了审计风险,加大了审计成本,降低了审计质量的问题,为了审计机关在审计实施工作中提高现场审计作业质量,避免审计目标不清,作业范围不准,急需建立审计机关资料数据库,从而为制定切实可行的审计工作计划、审计工作实施方案以及准确的引领审计作业等提供充余的参考数据资料。笔者认为所谓的审计机关资料数据库,就是为审计机关的审计工作全过程提供“营养储备”的资料数据仓库,审计机关资料数据库载体的利用上即可以用传统纸质材料,形成纸质的资料数据库,也可以用现代化的电脑以及其他电子设备媒介等,形成电子资料数据库。审计机关的资料数据库可以在审计工作中起到补充作用和促进作用,也可以说能为“审计免疫系统”更好的发挥审计免疫功能储备和提供更充分的“免疫剂”。

  1、建立审计数据资料库是审计管理机制创新提升审计管理水平的需要。建立审计资料数据库,实现资源共享,充分利用相关单位的情况资料、审计历史资料和已有的审计成果, 总结经验,把握全局,是审计管理机制创新的需要,也是提升审计管理水平的保证。

  2、建立审计资料数据库是制定审计机关年度工作计划的需要。每一个审计机关每年度初一定要对本年度的审计工作预先进行安排,制定出一个完整的年度审计工作方案,报政府部门批准执行。一个好的审计作计划就能很好的保证审计机关保质保量的完成年度工作计划,否则反之。若建立了审计数据库,在制定年度审计工作计划时,就可以利用审计管辖内各单位历年的基本情况,如业务范围,资金来源等,就能合理按排本年度应该审计那些单位,不应审那些单位,制定出的年度工作计划就既能考虑全县经济重点和热点,又能考虑到被审单位的实际情况。这样完成全年审计工作计划后审计工作就能是人民群众满意,党委和政府满意,也就真正起到为本地区经济保驾护般的作用。

  3、建立审计资料数据库是制定审计实施方案和审前调查的需要。我们在审计前均要对被审计单位的基本情况进行了解,以便制定出切实可行的审计工作方案,但我们的通用作法是在审计进点前进行审计调查,这种作法由于时间紧、审计力量不足,造成对被审单位的基本情况了解和掌握的不全面,从而是方案制定时内容不完整,重点不突出,某种程度上使审计方案起不到对审计实施工作指导作用,在审计实施工作中造成一定的被动局面,往往是审到那儿算那儿,审计实施工作不能有敌放矢,使审计风险增大,审计成本加大,从而也就降低了审计项目质量。若建立了完备审计数据库,在审计调查中就能结合审计数据库中的相关被审单位资料,对被审单位的所有情况就能尽收审计人员的眼底,不至于顾此失彼,用取得数据资料制定出的审计方案一定是一个具有可操作性且有指导性的审计方案。

  4、建立审计资料数据库是一线审计人员审计实施作业中的需要。审计实施阶段中,审计人员若能结合利用审计数据库中被审单位中有关情况,如,单位性质,业务范围、业务流程、历年资金流向以及历年审计情况等就能使现场审计作业事半功变,提高审计工作效率,降低审计风险,同时也就提高了审计质量。

  5、建立审计资料数据库是审计机关为政府决策部门提供本地区全面性综合性的经济管理分析报告的需要。审计机关是政府的职能部门,也是综合性经济监督部门,做为审计部门得天独厚的优势就是通过每年度的审计监督工作对本地区各行业各部门的经济运行、项目管理、以及各类资金的使用情况从监督和管理这个角度全面掌握和了解。若建立了审计资料数据库,就能在平时审计工作中及时收集有关本地区和被审单位的有关情况,在为政府部门提供综合性报告时如果能很好利用资料数据库中的资料,就能为政府提供全面的、详实的具有综合性经济管理方面的报告,为政府经济管理决策提供可靠依据。

  审计资料数据库内容可以包括审计机关内部资料数据、审计机关外部资料数据。审计机关内部资料数据主要是指审计机关历年在审计中形成的审计情况数据,如,以审计机关出具的审计要情、审计信息、审计报告、审计决定、审计统计报表、审计工作计划、审计工作总结以及其他资料等中的数据可以建立审计机关管理资料数据库,审计经验数据库等。审计机关外部资料数据主要是指审计机关可以利用《审计法》中规定的权利从审计机关外部搜集取得的资料数据,如从财政税务部门取得的年度本地区财政收支情况,从发改等综合性经济管理部门取得的本地区项目建设规划和正在建设的项目等信息情况,从被审单位既财政预算执行单位取得的单位基本情况,资金来源,业务范围等情况。如,可以通过对以上获取的资料综合分析,合理去舍后可以建立被审计单位基本情况资料数据库,财政预算执行审计资料数据库,经济责任审计资料数据库,项目投资审计资料数据库等

  审计资料数据库的形式可以按资料数据的载体分类,可以包括是纸质的资料数据和电子资料数据。纸质的资料数据主要是指从相关单位取得的报表、文件等;电子资料数据主要是指从相关单位计算机业务管理软件以及会计核算软件上拷贝取得的以以电子媒介存放的电子数据以及电子文件等。

  1、设立专门机构收集资料数据。审计机关可以建立专门审计资料数据收集和管理机构,并配备专职人员,也可以有档案管理人员兼做,要把审计资料数据收集和管理机构成为审计机关的中枢或者说是数据仓库,为审计日常工作服务。专门机构的主要职能是为审计机关收集审计机关内外与审计相关的资料数据,把资料数据收集和管理做为日常工作来做,主要从以几个方面做起:一是平常要对审计机关历年的以及当年的审计的纸质的审计档案资料进行整理,输入专门的电脑或其他电子载体,形成审计机关内部审计资料数据库;二是在目日常工作中要注意及时向有关单位索取审计相关的电子和纸质的数据资料,及时进行整理,装订成档或输入专门的电脑或其他电子载体;三是要为审计机关领导和审计一线人员提供准确及时的资料数据库搜索服务;四是要注意审计资料数据库内容的补充和更新工作;五是要注意资料数据库内容的保密工作,以防部分密级数据的外泄。

  2、综合部门协助收集资料数据。审计机关办公室以法制等综合部门在做好自已本职工作的同时要注意收集审计相关资料数据,并有义务及时提供给数据库管理部门,进行数据库的资料补充。

  3、审计实施中注意收集资料数据。审计一线人员要把在审计实施中掌握被审单位的大量资料数据,在审计终结后有义务向资料数据库管理部门及时提供所审单位的相关的数据资料,包括被审单位的基本情况,业务范围以及资金来源和使用情况,以便充实资料数据库的内容。

  4、利用法律赋予的权利收集资料数据。审计机关要利用《审计法》中有关审计机关有权要求相关单位报送资料的规定,可以向有关单位下达文件的方式要求相关单位定期和不定期的及时向审计机关报送相关资料,包括文件,报表等,专职员应要及时收集和整理。

  5、利用审计电脑软件收集和管理资料数据。审计机关在经费和条件允许的情况下可以购买或者研发一些审计数据管理软件,以方便审计资料的数据收集的存放以及使用。利用电子媒体储存资料数据时要保证其安全性,对资料数据载体电脑、磁盘、移动硬盘以及U盘要有一定的保互措施,并需要有多个备份,以防资料数据不必要的损失。

  6、利用现代网络信息技术收集资料数据。审计机关和人员平时还可以从互联网上搜集一些有关单位相关信息,补充数据库;同时,还要积极争取金审工程网络工程建设,在不远的将来可以与金财、金税、金保等网络工程对接,以便审计机关直接从专业网络上获取审计相关数据资料。

  在审计工作中如果能很好利用审计资料数据库就会使审计工作效率达到事倍功半的效果。在审计时使用审计资料数据库时要对资料数据库中的资料和数据要在加以甄别分析的基础上进行,不得照抄照搬。在使用审计资料数据库方面要做到“六个注意”。

  一是要注意资料数据的时效性。审计资料数据的建立可以说是一相庞大的系统工程,涉及的范围大,内容多,数据管理人员很难完全及时的对数据库中资料数据进行及时的更新,有时难免造成数据更新上有不及时和滞后的现象。审计人员在使有数据时,要注意资料数据的时效性认定,对认为符合被审单位的当时实际情况的资料数据可以直接使用,对已过时和不适应审计期间被审单位的实际的情况时,要结合当时的实际情况对所用数据进行核实或者重新收集。

  二是要注意资料数据的合法性。审计中所使用资料数据的合法性直接关乎着审计风险大小和审计项目的合法性,审计人员在进行审计实施时要对审计资料数据库中的资料和数据的来源要进行核实,要看资料数据是否来源于合法的渠道,如,有关单位报送资料数据是否有单位的公章,报送的电子资料数据是否有相关单位或人员的认签手续等,对认为来源合法数据可以大胆使用,对来源渠道有怀疑的可以不用或者重新对资料数据的合法性进行核实。

  三是要注意资料数据的针对性。资料数据内容量大面广,在审计中对资料数据的使用时对资料使用时要看所用数据是否适用于被审单位的实际情况,在审计工作方案和审计工作实施方案制定时要充分考虑所用数据库中资料数据的内容是否和审计对象有关情况相符,即要看大的方面是否符合,还要看具体的方面针对审计对象实际情况是强是弱,对针对性强就用,对针对性差就坚决舍弃,决不能“照葫芦画瓢,大框框”。

  四是要注意资料数据的真实性。审计资料数据库中的资料数据来源渠道广,审计员在审计实施工作中要对审计资数据库中资料数据的真实性进行复核,不能拿之即用,用之即拿,以免给审计工作方案和审计实施方案的制定以及审计现场作业带来误导,从而加大审计风险,降低审计质量。

  五是要注意资料数据的完整性。审计资料数据库中的资料数据是从各种渠道,以各种方式,在不同的时间段内获取的,相对于某个审计对象来说难免保证其内容的完整性,有的可能是审计对象情况的部分内容,不能反映出审计对象的全貌,审计工作者在审计实施中或者是以其他方式加以补充和完善,决不能在审计资料数据的使用过程中“只见树木,不见森林”。

  六是要注意资料数据的保密性。审计资料数据库中的数据收集内容多,范围广,数量大,有的资料数据可能涉及到国家密秘,商业密秘以及工作密秘,如果对重要资料数据的保密工作做的不好,一旦重要资料数据泻密,将会给国家、单位以及企业带来不可估量的损失和影响。对重要资料数据保密工作除了是资料数据库管理人员的职责外,审计一线的人员在使用资料数据库资料数据时也同样具有对重要资料数据负有保密的职责和义务。资料数据使用过程中要做好资料数据的检索、保管工作,并要合理划定使用的工作范围以及人员范围,同时,要建立资料数据库使用报批制度,坚决克服资料数据库的使用中随意性和盲目性。

  总之,随着审计新领域进一步的托展,加之国家和人民对审计工作寄予的厚望,为了审计事业的发展,审计资料数据库的建立和完善已迫在眉捷。各级审计机关领导应从思想上高度重视审计机关资料数据库建立及应用,积极利用各自现有条件或创造条件尽快建立审计机关资料数据库,以便是审计机关在审计工作中减少审计风险,提高审计质量,降低审计成本,更好的完成审计工作任务。(作者:聂文远 甘肃省天祝藏族自治县审计局)免费全年资料大全